FAQ zur EVO 3 Externe Evaluation im Rahmen des KTK-Gütesiegels

Die EVO 3 ist die externe Evaluation einer Kindertageseinrichtung auf Grundlage des KTK-Gütesiegels, Version 2025. Mit ihr können Träger und Kindertageseinrichtungen sichtbar machen, wie Qualitätsentwicklung und Qualitätssicherung in der Praxis umgesetzt werden. Ziel ist, die KTK-Qualitätsurkunde zu erhalten. 

Die EVO 3 bietet einen strukturierten Blick von außen. Sie unterstützt Träger, Leitungen und Teams dabei, Stärken sichtbar zu machen, Entwicklungsbedarfe zu erkennen und die eigene Qualität nachvollziehbar weiterzuentwickeln. Gleichzeitig stärkt sie das Profil der Einrichtung und macht pädagogisches Handeln transparent.

Eine gute Vorbereitung erleichtert den Ablauf und gibt Sicherheit. Besonders hilfreich ist eine vorherige Selbstevaluation, weil sie den Blick auf die eigene Praxis, interne Abläufe, Leitbilder, Qualitätsziele und Entwicklungsbedarfe schärft. So können Einrichtungen bereits vor der externen Evaluation erkennen, welche Nachweise vorhanden sind und wo noch Klärungsbedarf besteht. 

Vor der Antragstellung sollten die Verfahrensart, die zusätzlichen Hauptprozesse, die Auswahl der Evaluierenden, die Zeitplanung und gegebenenfalls die Einbindung einer Qualitätsstelle geklärt sein. Die externe Evaluation erfolgt auf Grundlage des KTK-Gütesiegels, und der Träger übernimmt die Kosten für Evaluation und Lizenz der KTK-Qualitätsurkunde. 

Der Antrag wird durch den Träger oder durch eine vom Träger beauftragte Qualitätsstelle gestellt. Damit bleibt die Verantwortung klar geregelt und der Vorbereitungsprozess kann passend zur jeweiligen Organisation gestaltet werden. 

Jede externe Evaluation umfasst verbindlich die Hauptprozesse 2.1 "Erziehung, Bildung und Betreuung" sowie 2.2 "Kooperation mit und Partizipation von Eltern". Zusätzlich werden mindestens zwei weitere Hauptprozesse ausgewählt. Diese Auswahl treffen Träger, Qualitätsstelle und Leitung passend zu den Reflexions- und Entwicklungsbedarfen der Einrichtung oder Organisation. 

Ja, unter bestimmten Voraussetzungen ist ein Mehrstandortverfahren möglich. Dafür braucht es ein implementiertes Qualitätsmanagementsystem und eine zentrale Qualitätsstelle, die das QMS verbindlich plant, überwacht und leitet. Für Träger mehrerer Kindertageseinrichtungen kann das Mehrstandortverfahren eine gute Möglichkeit sein, gemeinsame Strukturen sichtbar zu machen und gleichzeitig einzelne Einrichtungen einzubeziehen. 

Beim Einzelverfahren wird eine einzelne Einrichtung evaluiert. Beim Mehrstandortverfahren werden mehrere Kindertageseinrichtungen als gemeinsame Einheit betrachtet, sofern ein übergeordnet gesteuertes Qualitätsmanagementsystem vorhanden ist. Im Mehrstandortverfahren werden nach einem vorgegebenen Schlüssel ausgewählte Einrichtungen vor Ort evaluiert, außerdem wird die Qualitätsstelle als zentrale Instanz miteinbezogen. 

Im Mehrstandortverfahren handelt es sich um ein Stichprobenverfahren. Bis zu zwölf Kindertageseinrichtungen können zu einer Einheit gehören. Mindestens 25 Prozent der teilnehmenden Einrichtungen werden vor Ort evaluiert. Bei zwölf Standorten sind das mindestens drei Einrichtungen. Die Auswahl der Einrichtungen treffen die KTK-Evaluator*innen / KTK-Auditor*innen. 

Die externe Evaluation wird von qualifizierten KTK-Evaluator*innen oder KTK-Auditor*innen durchgeführt. KTK-Evaluator*innen müssen eine entsprechende Ausbildung abgeschlossen haben und ihre Qualifikation durch ein Zertifikat nachweisen. KTK-Auditorinnen sind automatisch als KTK-Evaluator*innen zugelassen. 

Grundsätzlich ist das möglich. Wenn Evaluator*innen / Auditor*innen aus der beantragenden Organisation eingesetzt werden, liegt die Verantwortung beim Träger oder bei der beauftragten Qualitätsstelle, die notwendige Objektivität und Neutralität sicherzustellen. Die Auswahl der KTK-Evaluator*innen / KTK-Auditor*innen ist im Antrag anzugeben. 

Der Träger oder die beauftragte Qualitätsstelle reicht den Antrag beim KTK-Bundesverband per E-Mail ein. Der KTK-Bundesverband prüft die Angaben sowie die Eignung der angefragten KTK-Evaluator*innen / KTK-Auditor*innen und gibt den Antrag frei. Nach der Freigabe schließen Träger und Evaluator*in/Auditor*in einen Vertrag über die Durchführung der externen Evaluation. 

Im Antrag werden Angaben zum Träger, gegebenenfalls zur Qualitätsstelle, zur geplanten externen Evaluation, zur Einrichtung und zur antragstellenden Person erfasst. Bei einem Mehrstandortverfahren müssen alle teilnehmenden Kindertageseinrichtungen gesondert aufgeführt werden. 

Der vollständig ausgefüllte Antrag zur externen Evaluation EVO 3 wird per E-Mail an Jennifer Klein gesendet. Nach Prüfung der Unterlagen erfolgt eine schriftliche Rückmeldung zur Freigabe. 

Nein. Eine handschriftliche Unterschrift ist für den Antrag nicht erforderlich. Mit der Einreichung bestätigt die antragstellende Person die Vollständigkeit der Angaben sowie die Kenntnisnahme der beschriebenen Regelungen und Hinweise. 

Nach der Freigabe beauftragt der Träger oder die beauftragte Qualitätsstelle die Evaluation. Dabei werden Evaluator*in / Auditor*in, Zeitpunkt, Verfahren, Einrichtung und Prozesse vertraglich festgelegt. Der KTK-Bundesverband stellt hierfür ein Mustervertragsexemplar zur Verfügung. 

Ja. Der Mustervertrag regelt unter anderem die Vertragspartner, den Gegenstand der Evaluation, den Umfang der Evaluation, die Leistungen der Evaluierenden, die Mitwirkungspflichten des Trägers, Datenschutz, Vertraulichkeit, Vergütung und die Schlussbestimmungen. Grundlage sind die gültige Fassung des KTK-Gütesiegels sowie die hinterlegten Verfahrensregelungen, Checklisten und Bewertungsgrundlagen. 

Wichtig ist, dass die Evaluation fachlich unabhängig, neutral und nach den geltenden KTK-Verfahrensregelungen durchgeführt wird. Eine Verleihung der KTK-Qualitätsurkunde wird durch den Vertrag nicht garantiert. Die Evaluator*in / Auditor*in schuldet die fachgerechte Durchführung, die Bewertung der vereinbarten Prozesse sowie die Erstellung von Checkliste und Evaluationsbericht. 

Der Träger stellt sicher, dass die Evaluation sachgerecht vorbereitet und durchgeführt werden kann. Dazu gehört unter anderem die rechtzeitige Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen und Nachweise, die Benennung einer Kontaktperson, die Abstimmung des Evaluationstermins, die Organisation der Gespräche und die Sicherstellung der datenschutzrechtlichen Voraussetzungen. 

Die Evaluator*innen / Auditor*innen sichten die eingereichten Unterlagen, bereiten die Evaluationsplanung vor, erstellen und versenden den Evaluationsplan, führen die Evaluation vor Ort oder digital durch, führen Gespräche mit den Beteiligten, dokumentieren Feststellungen und erstellen den Evaluationsbericht. 

In der Vorbereitungsphase werden relevante Unterlagen wie pädagogische Konzepte, Prozessbeschreibungen, Vorgabedokumente und Nachweise zu den vereinbarten Prozessen eingereicht oder vor Ort zur Einsicht bereitgestellt. Der Evaluationsplan wird von den Evaluierenden erstellt und mit ausreichend Vorlauf an Einrichtung, Träger oder Qualitätsstelle übermittelt. 

Beim Versand von Unterlagen sind die Grundsätze des Datenschutzes einzuhalten. Vorgabe- und Nachweisdokumente sollen ohne personenbezogene Daten oder datenschutzkonform versendet werden. Bei Einsicht in Beobachtungs- oder Entwicklungsdokumentationen von Kindern ist vorab das Einverständnis der Personensorgeberechtigten und des jeweiligen Kindes einzuholen. 

Der Evaluationsplan enthält Angaben zur Organisation, zum Verfahren, zur Evaluationsgrundlage, zum Evaluationszeitraum, zu den Evaluator*innen / Auditor*innen sowie zum Ablauf der Evaluation. Außerdem werden Ziele der Evaluation und die jeweiligen Gesprächs- und Einsichtnahmeschwerpunkte dargestellt.

Die Evaluation soll feststellen, ob die Anforderungen des KTK-Gütesiegels 2025 mit den evaluierten Prozessen erfüllt werden. Zudem soll geprüft werden, ob die Prozesse oder das Managementsystem im Mehrstandortverfahren geeignet sind, gesetzliche, behördliche und vertragliche Anforderungen sicherzustellen. Außerdem sollen Verbesserungsmöglichkeiten für den weiteren Verbesserungsprozess der Organisation sichtbar werden. 

Die Evaluation findet während des laufenden Betriebs statt. Die Evaluierenden besuchen die Einrichtung, führen Gespräche mit Leitung, pädagogischem Team, weiteren Mitarbeitenden, Trägervertretung sowie Eltern und, je nach Konzept, auch situativ mit Kindern. Sie beobachten die pädagogische Praxis, prüfen die Dokumentation und bewerten die Umsetzung der Qualitätsanforderungen. 

Feststellungen und Bewertungen beruhen auf mündlichen Befragungen, Beobachtungen sowie der Einsichtnahme in Dokumente und Nachweise. Die Checkliste nennt als Bewertungskategorien Konformität, Verbesserungsmöglichkeit, untergeordnete Nichtkonformität, wesentliche Nichtkonformität und nicht anwendbar. 

Eine Verbesserungsmöglichkeit beschreibt eine Chance zur Weiterentwicklung. Sie ist eine Anregung und Hilfestellung, die nicht sofort zwingend umgesetzt werden muss. Sie wird bei der Folgeevaluation erneut thematisiert. 

Eine untergeordnete Nichtkonformität wird festgestellt, wenn ein Praxisindikator nicht konform umgesetzt wird, die Fähigkeit des Qualitätsmanagementsystems, die beabsichtigten Ergebnisse zu erreichen, dadurch aber nicht beeinträchtigt ist. Die untergeordneten Nichtkonformitäten müssen bearbeitet werden. 

Eine wesentliche Nichtkonformität liegt vor, wenn Anforderungen nicht erfüllt sind und dadurch die Funktionsfähigkeit des Qualitätsmanagementsystems eingeschränkt oder nicht mehr gegeben ist. Wesentliche Nichtkonformitäten müssen innerhalb von drei Monaten behoben und durch Nachevaluation vor Ort oder durch schriftliche Nachweise bestätigt werden. 

Im Anschluss an die Evaluation werden die Ergebnisse transparent dargestellt und Entwicklungsimpulse gegeben. Das Gespräch findet auf Augenhöhe statt, der Fokus liegt auf Erkenntnissen und Entwicklungsmöglichkeiten, nicht auf Schuldzuweisungen. Rückfragen, Perspektiven und Erfahrungen der Beteiligten werden einbezogen. 

Die Evaluierenden erstellen einen Evaluationsbericht. Darin enthalten ist eine Empfehlung an den KTK-Bundesverband, ob die KTK-Qualitätsurkunde für die evaluierten Prozesse verliehen werden kann. Ein Berichtsentwurf wird an Trägervertretung und Leitung gesendet, damit sachliche Angaben geprüft werden können. Die Endfassung wird anschließend an die Geschäftsstelle des KTK-Bundesverbandes übermittelt. 

Nein. Die KTK-Qualitätsurkunde wird nach Prüfung und Freigabe ausgestellt. Wenn wesentliche Nichtkonformitäten festgestellt werden, kann von einer Verleihung abgesehen werden, bis diese nachweislich behoben sind. 

Die Gültigkeit der KTK-Qualitätsurkunde beträgt drei Jahre. Auf der Urkunde werden die evaluierten Prozesse ausgewiesen. Einrichtungen im Mehrstandortverfahren erhalten eine Urkunde für ihre evaluierte Einheit. 

Zur Aufrechterhaltung der Gültigkeit ist jährlich eine Selbstevaluation von mindestens einem Hauptprozess nachzuweisen. Dazu gehören die dokumentierte Selbstevaluation und eine daraus folgende Maßnahmenplanung. Für das Jahr der Evaluation und das Jahr der Rezertifizierung fordert der KTK-Bundesverband keine Selbstevaluation. 

Eine Rezertifizierung sollte mindestens drei Monate vor Ablauf der Gültigkeitsperiode beim KTK-Bundesverband beantragt werden. Wenn die Gültigkeit überschritten ist, wird der Einzelfall mit dem KTK-Bundesverband geprüft. 

Die Kosten für die externe Evaluation, zum Beispiel Honorar und Reisekosten, trägt der Träger beziehungsweise Antragsteller. Zusätzlich wird für den Geltungszeitraum der KTK-Qualitätsurkunde eine einmalige Lizenzgebühr erhoben. Der KTK-Bundesverband empfiehlt für die Honorarkosten einen Ansatz von 85,00 Euro pro Stunde für Evaluator*innen / Auditor*innen. 

Ja. Unterlagen können per E-Mail als PDF eingereicht werden. Dabei müssen Datenschutz und Vertraulichkeit beachtet werden. Für Berichte und Checklisten sind verbindliche sichere Übermittlungswege vorgesehen, zum Beispiel ein passwortgeschütztes PDF per E-Mail oder der Upload über Cryptshare. 

Im Rahmen des Antrags, der Evaluation und der Berichterstellung können personenbezogene Daten verarbeitet werden. Diese Daten dürfen ausschließlich zur Bearbeitung des Antrags, zur Durchführung des Verfahrens, zur Ausstellung der KTK-Qualitätsurkunde und zur Erfüllung gesetzlicher und vertraglicher Verpflichtungen verarbeitet werden. 

Für die EVO 3 stehen verschiedene Unterlagen zur Verfügung, darunter der Leitfaden, das Antragsformular, der Evaluationsplan, die Checkliste, die Berichtsvorlage und ein Mustervertrag. Diese Unterlagen unterstützen Träger, Qualitätsstellen, Leitungen und Evaluator*innen dabei, das Verfahren gut vorzubereiten, nachvollziehbar durchzuführen und sicher zu dokumentieren. 
Diese finden Sie hier.

Der vollständig ausgefüllte Antrag zum internen Systemaudit und Fragen zum Antrag senden Sie bitte an Jennifer Klein. Nach Prüfung der Unterlagen erhalten Antragstellende eine schriftliche Rückmeldung zur Freigabe. 
Inhaltliche Fragen zur EVO4 senden Sie bitte an Diana Leickert.