Die EVO 4 ist das interne Systemaudit im Rahmen des KTK-Gütesiegels. Träger und Kindertageseinrichtungen nutzen dieses Verfahren, um die Qualität ihrer Arbeit strukturiert zu betrachten, Stärken sichtbar zu machen und die Weiterentwicklung der Einrichtung gezielt zu unterstützen. Das Audit hilft dabei, pädagogisches Handeln, Abläufe und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar zu reflektieren und die Qualitätsentwicklung nachweisbar zu sichern.
Die EVO 4 unterstützt Träger und Einrichtungen dabei, Qualität nicht nur zu beschreiben, sondern im Alltag sichtbar und überprüfbar zu machen. Sie stärkt das gemeinsame Verständnis für gute pädagogische Arbeit, macht vorhandene Stärken deutlich und zeigt konkrete Entwicklungsmöglichkeiten auf. Gleichzeitig bietet sie eine anerkannte Grundlage, um Qualitätsentwicklung und Qualitätssicherung dokumentiert nachzuweisen.
Die EVO 4 richtet sich an Träger und Kindertageseinrichtungen, die ihre Qualitätsentwicklung auf der Grundlage des KTK-Gütesiegels systematisch überprüfen und weiterentwickeln möchten. Sie kann als Einzelverfahren für eine Einrichtung oder als Mehrstandortverfahren für mehrere Einrichtungen eines Trägers durchgeführt werden. Voraussetzung ist, dass geklärt wird, ob ein Einzelverfahren oder ein Mehrstandortverfahren beantragt wird.
Im internen Systemaudit werden alle Hauptprozesse des KTK-Gütesiegels betrachtet. Dazu gehören unter anderem Erziehung, Bildung und Betreuung, Zusammenarbeit mit Eltern, Führung und Verpflichtung, Personalmanagement, Qualitätsentwicklung und Qualitätssicherung, Ressourcenmanagement sowie Kooperation und Vernetzung. Damit entsteht ein umfassender Blick auf die Qualität der Einrichtung und auf das Zusammenspiel von Träger, Leitung, Team und weiteren Beteiligten.
Ja. Während eines internen Audits müssen zu allen Hauptprozessen und damit grundsätzlich zu allen Praxisindikatoren Aussagen getroffen und Nachweise zur Umsetzung erbracht werden können. Eine gute Vorbereitung hilft deshalb, Sicherheit zu gewinnen und vorhandene Nachweise rechtzeitig zu prüfen.
Eine Selbstevaluation im Vorfeld ist sehr hilfreich. Sie schärft den Blick auf die eigene Praxis, macht Stärken und Entwicklungsbedarfe sichtbar und unterstützt das Team dabei, ein gemeinsames Verständnis der eigenen Arbeit zu entwickeln. Der KTK-Bundesverband empfiehlt, die Selbstevaluation zur Vorbereitung des internen Audits für alle Prozesse zu nutzen.
Der Antrag wird durch den Träger oder durch eine vom Träger beauftragte Qualitätsstelle gestellt. Dafür wird das Antragsformular des KTK-Bundesverbandes genutzt und per E-Mail eingereicht. Nach Prüfung der Angaben gibt der KTK-Bundesverband den Antrag frei.
Im Antrag werden unter anderem Angaben zum Träger, zur Einrichtung, zur Verfahrensart, zum geplanten Audit, zu den durchführenden Personen sowie zur antragstellenden Person erfasst. Bei einem Mehrstandortverfahren sind alle teilnehmenden Kindertageseinrichtungen gesondert aufzuführen.
Das interne Systemaudit wird von qualifizierten KTK-Evaluator*innen / KTK-Auditor*innen durchgeführt. Sie müssen für diese Aufgabe qualifiziert sein und entsprechende Anforderungen erfüllen. Dazu gehört unter anderem, dass sie keine Trägerfunktion gegenüber der zu auditierenden Kindertageseinrichtung haben und in den zurückliegenden zwei Jahren keine Fachberatungs- oder andere Beratungsaufgaben für diese Einrichtung wahrgenommen haben.
Das ist grundsätzlich möglich. Wenn ein Träger auf KTK-Evaluator*innen / KTK-Auditorinnen aus der eigenen Organisation zurückgreifen möchte, liegt die Verantwortung beim Träger oder bei der beauftragten Qualitätsstelle. Dabei muss die notwendige Objektivität und Neutralität der beauftragten Personen gewährleistet sein.
Der Ablauf umfasst Vorbereitung, Durchführung, Auswertung und Bericht. In der Vorbereitung werden unter anderem Verfahrensform, Auditierende, Zeitplanung und die organisatorische Begleitung geklärt. Außerdem werden relevante Unterlagen vorbereitet oder zur Einsicht bereitgestellt. Das Audit selbst findet während des laufenden Betriebs statt und umfasst Gespräche, Beobachtungen, Dokumenteneinsicht und die Bewertung der Umsetzung der Qualitätsanforderungen.
Die Auditierenden besuchen die Einrichtung, führen Gespräche mit Leitung, pädagogischem Team, weiteren Mitarbeitenden, Trägervertretung sowie gegebenenfalls Eltern und Kindern. Außerdem beobachten sie die pädagogische Praxis, prüfen Dokumentationen und bewerten die Umsetzung der Anforderungen des KTK-Gütesiegels. Dadurch entsteht ein praxisnaher Blick auf die gelebte Qualität vor Ort.
Die EVO 4 ist mehr als eine reine Überprüfung. Sie dient der Reflexion, der Qualitätssicherung und der Weiterentwicklung. Die Auditierenden arbeiten mit einer offenen, wertschätzenden und selbstreflektierten Haltung. Objektivität, Transparenz, Integrität und eine empathische Kommunikation sind dabei zentrale Prinzipien.
In der Vorbereitungsphase können unter anderem pädagogische Konzepte, Prozessbeschreibungen, Vorgabedokumente und Nachweise zu Prozessen, Teilprozessen und Praxisindikatoren eingereicht oder zur Einsicht bereitgestellt werden. Beim Versand von Unterlagen sind die Grundsätze des Datenschutzes zu beachten. Personenbezogene Daten sollen vermieden oder datenschutzkonform verarbeitet werden.
Beim Versand und bei der Einsichtnahme in Unterlagen gelten die Anforderungen des Datenschutzes. Vorgabe- und Nachweisdokumente sollen entweder ohne personenbezogene Daten oder datenschutzkonform übermittelt werden. Bei Einsicht in Beobachtungs- oder Entwicklungsdokumentationen von Kindern ist im Vorfeld das Einverständnis der Personensorgeberechtigten und des jeweiligen Kindes einzuholen.
Im Anschluss an das Audit findet ein Auswertungsgespräch statt. Dort werden die Ergebnisse transparent dargestellt und Entwicklungsimpulse gegeben. Das Gespräch soll auf Augenhöhe stattfinden, die Beiträge aller Beteiligten anerkennen und den Blick auf Erkenntnisse und Entwicklungsmöglichkeiten richten.
Die Bewertung erfolgt anhand festgelegter Kriterien. Unterschieden wird zwischen Konformität, Verbesserungsmöglichkeit, untergeordneter Nichtkonformität, wesentlicher Nichtkonformität und "nicht anwendbar". Verbesserungsmöglichkeiten zeigen Entwicklungspotenziale auf, ohne dass eine sofortige verpflichtende Umsetzung erforderlich ist. Untergeordnete Nichtkonformitäten müssen bearbeitet werden. Wesentliche Nichtkonformitäten müssen behoben werden, bevor eine Urkunde ausgestellt werden kann.
Eine Verbesserungsmöglichkeit bedeutet: Die Anforderung ist erfüllt, es gibt aber Ansatzpunkte, um Qualität, Wirksamkeit oder Abläufe weiter zu verbessern. Für Einrichtungen ist das besonders hilfreich, weil konkrete Impulse für die Weiterentwicklung sichtbar werden, ohne dass daraus automatisch ein akuter Handlungsdruck entsteht.
Wenn eine wesentliche Nichtkonformität festgestellt wird, muss diese vor Ausstellung der Urkunde beziehungsweise des Zertifikates behoben werden. Für die EVO 4 gilt, dass wesentliche Nichtkonformitäten bis drei Monate nach dem Audittermin, spätestens bis zum Zieltermin, abgeschlossen sein müssen.
Die Auditierenden erstellen einen Auditbericht. Darin wird unter anderem festgehalten, ob die KTK-Qualitätsurkunde empfohlen wird. Es besteht auch die Möglichkeit, zunächst von einer Verleihung abzusehen, bis wesentliche Nichtkonformitäten nachweislich behoben sind.
Ja. Ein Berichtsentwurf wird als datenschutzkonforme PDF-Datei an Trägervertretung und Leitung gesendet. Diese können sachliche Inhalte prüfen und über einen Rückmeldebogen sachliche Angaben korrigieren. Die Auditfeststellungen selbst sind von dieser Korrektur ausgenommen.
Wenn die Auditierenden die Verleihung empfehlen, erhalten Träger oder Qualitätsstelle die Rechnung zur Lizenzgebühr. Die Kindertageseinrichtung erhält nach Zahlungseingang und erfolgreichem Audit die KTK-Qualitätsurkunde. Im Mehrstandortverfahren erhalten die Einrichtungen eine Urkunde für die auditierte Einheit.
Die KTK-Qualitätsurkunde ist drei Jahre gültig. Während dieser Zeit sind zur Aufrechterhaltung jährlich Überwachungsaudits nachzuweisen. Bei einer Laufzeit von drei Jahren sind somit zwei Überwachungsaudits einzureichen. Für das Jahr des Audits und das Jahr der Rezertifizierung wird kein Überwachungsaudit durch den KTK-Bundesverband gefordert.
Ein Mehrstandortverfahren ist ein Verfahren für Träger mit mehreren Kindertageseinrichtungen, die innerhalb eines gemeinsamen Qualitätsmanagementsystems arbeiten. Es ermöglicht, mehrere Einrichtungen gemeinsam zu betrachten und dabei sowohl die Trägerebene als auch die Einrichtungsebene einzubeziehen.
Ein Mehrstandortverfahren eignet sich besonders für Träger, die mehrere Einrichtungen auf Grundlage gemeinsamer Qualitätsstandards und zentraler Steuerungsprozesse führen. Es unterstützt die Vergleichbarkeit der Einrichtungen, schafft Transparenz über Qualitätsstände und kann helfen, Synergien zu nutzen und Doppelstrukturen zu vermeiden.
Für alle beteiligten Einrichtungen muss ein implementiertes Qualitätsmanagementsystem bestehen. Außerdem braucht es eine zentrale Instanz, zum Beispiel eine übergeordnete Qualitätsstelle, die das QMS einheitlich plant, überwacht und leitet. Die Qualitätsentwicklung muss nachweislich zentral gesteuert werden, wobei einrichtungsspezifische Prozesse berücksichtigt werden.
Bei einem Mehrstandortverfahren handelt es sich um ein Stichprobenverfahren. Bis zu zwölf Kindertageseinrichtungen können zu einer auditierenden Einheit gehören. Mindestens 25 Prozent der teilnehmenden Einrichtungen werden vor Ort auditiert. Bei zwölf Standorten sind das mindestens drei Einrichtungen. Die Auswahl der Einrichtungen treffen die KTK-Evaluator*innen / KTK-Auditor*innen.
Für die EVO 4 sind alle Hauptprozesse zu auditieren. Die Zeitstruktur nennt für die sieben Hauptprozesse vor Ort etwa 435 Minuten, also rund 7,25 Stunden. Hinzu kommen weitere Bestandteile des internen Systemaudits wie Eröffnungsgespräch, Begehung und Abschlussgespräch sowie Analyse und Bericht. Insgesamt wird ein Aufwand von etwa 19,5 Stunden genannt. Die Angaben sind als circa-Angaben zu verstehen und können variieren.
Der KTK-Bundesverband empfiehlt für Honorarkosten einen Stundensatz von 85,00 Euro pro Stunde für Evaluator*innen / Auditor*innen. Außerdem übernimmt der Träger die Kosten für das interne Audit sowie die Lizenz der KTK-Qualitätsurkunde, die nach erfolgreichem Abschluss für drei Jahre verliehen wird.
Die EVO 4 bündelt den Blick auf Qualität, Verantwortung und Weiterentwicklung. Träger und Einrichtungen erhalten eine fachliche Rückmeldung, können ihre Stärken sichtbar machen und Entwicklungsbedarfe gezielt bearbeiten. Gerade weil alle Hauptprozesse einbezogen werden, entsteht ein umfassendes Bild der Organisation und ihrer pädagogischen Qualität.
Der vollständig ausgefüllte Antrag zum internen Systemaudit und Fragen zum Antrag senden Sie bitte an Jennifer Klein. Nach Prüfung der Unterlagen erhalten Antragstellende eine schriftliche Rückmeldung zur Freigabe.
Inhaltliche Fragen zur EVO4 senden Sie bitte an Diana Leickert.
